Perspektive Verwaltung: Arbeiten bei der Stadt Düren

Iliana Chanis zieht Bilanz nach einem Jahr in der Repräsentation.
Die Stadt Düren präsentieren und repräsentieren.

Iliana Chanis ist Dürenerin und fühlt sich auch von Kopf bis Fuß als solche, auch wenn Griechenland, das Herkunftsland ihres Vaters, immer ihre zweite Heimat bleiben wird. Sie ist in Düren geboren, hat hier die Martin-Luther-Schule und das Gymnasium am Wirteltor besucht und nach dem Abitur eine Ausbildung als Zahnmedizinische Fachangestellte abgeschlossen. Heute arbeitet sie seit einem Jahr nach einer zweijährigen abgeschlossenen Ausbildung zur Verwaltungswirtin bei der Stadt Düren in der Repräsentation.  Ihre Bilanz nach diesem Jahr: „Es ist oft sehr stressig, vor allen Dingen vor den Veranstaltungen. Aber das Organisieren und der Kontakt zu vielen verschiedenen Menschen, die ich kennenlerne, machen sehr viel Spaß.“

Ausbildung bei der Stadt Düren

Während der Ausbildung zur Zahnmedizinischen Fachangestellten hatte Iliana Chanis festgestellt, dass ihr besonders das Organisatorische lag und der Kontakt mit Menschen in der Praxis Freude bereitete. Deshalb bewarb sie sich bei verschiedenen Verwaltungen. Die Stadt Düren war die erste, die auf die Bewerbung positiv reagierte.

Was sie zuerst kennenlernte, war die Repräsentation im Büro Bürgermeister, danach Personalamt, das Bürgerbüro und schließlich das Hauptamt. Weil dort dringend Unterstützung gebraucht wurde, kehrte sie dann wieder in die Repräsentation zurück, wo es ihr von Anfang an gut gefallen hatte, und blieb auf eigenen Wunsch dort. Als Gründe dafür zählt sie auf: „Kontakt mit Menschen, im Team arbeiten, jeden Tag vor neuen Herausforderungen stehen. Hier besteht niemals die Gefahr, in Routine steckenzubleiben oder einsam im Büro sitzend immer dasselbe machen zu müssen.“

Alltag in der Verwaltung

Der Alltag beginnt am Morgen zwar meistens mit der gleichen Handlung, ist danach aber weitestgehend unberechenbar. Jeden Morgen werden die Glückwünsche des Bürgermeisters für die Jubilare, die 80 Jahre, 85 Jahre oder älter werden, verschickt sowie die Schreiben an die 18-jährigen Geburtstagskinder und die Hochzeitsjubelpaare.  Wenn die Jubilare über 85 Jahren den Besuch eines Ratsmitgliedes wünschen, stellt sie die Urkunden und Präsente bereit.  

Mindestens einmal in der Woche gibt es eine Rücksprache mit Bürgermeister Paul Larue, mit dem die Repräsentationabteilung sehr eng zusammenarbeitet. „Am Anfang war ich da recht nervös“, gesteht Iliana Chanis lachend, „aber mit der Zeit entspannte sich das. Der Respekt ist geblieben, die Nervosität ist weg.“ 

Präsente mit einem eindeutigen Bezug zu Düren, die zu besonderen Anlässen, wie etwa beim Neujahrsempfang, überreicht werden, entwickelt die Marketingabteilung gemeinsam mit der Repräsentation, was eine gehörige Portion Kreativität voraussetzt. Ein Haftnotizblock mit der Skyline von Düren auf der Vorderseite und der facebook-Adresse der Stadt auf der Rückseite hat Iliana Chanis beispielsweise von der Idee bis zur Verwirklichung begleitet und für ein Stadtfest ein Stadtquiz für die Gäste entwickelt. Das Aufregende, Kreative und Abwechslungsreiche ist aber nur die eine Seite des Jobs. Es gibt auch eine, die sich vorwiegend am Schreibtisch abspielt. So gehört zu jeder Vorbereitung einer Veranstaltung auch deren Nachbereitung. 

Einträge in das Goldene Buch der Stadt und Schülerempfänge werden ebenfalls in der Repräsentation vorbereitet und von Iliana Chanis begleitet.

Begleitet werden von ihr auch Veranstaltungen der Stadt, zum Beispiel der Gästetag auf der Annakirmes, die Partnerschaftsmeile auf dem Dürener Stadtfest, Neujahrsempfänge, Empfänge von Sportlern und bedeutenden Gästen der Stadt,  das Gedenken am 16. November oder der Tag des Ehrenamtes der Stadt Düren. Zu all diesen Veranstaltungen im Jahreskreis und vielen mehr müssen im Vorfeld Einladungen verschickt, die Adressenlisten dafür ständig aktualisiert werden. Die Bewirtung muss organisiert, die passende Dekoration und falls nötig auch die erforderliche Technik bereitgestellt werden.

Arbeit hinter den Kulissen

Der größte Teil ihrer Arbeit findet hinter den Kulissen statt, manchmal steht Iliana Chanis aber auch selber „auf der Bühne“, zum Beispiel beim Stadtfest, wenn sie die Stadt im Düren-Stand präsentiert und repräsentiert. Solche Aufgaben verlangen ein freundliches und charmantes Auftreten, denn man ist in dem Moment  das Gesicht und die Visitenkarte der Stadt. Was muss man für ihre Position an Voraussetzungen noch mitbringen? Die Liste, die Iliana Chanis da einfällt, ist ziemlich lang: Einfühlungsvermögen, Offenheit gegenüber anderen Menschen, eine persönliche Ausstrahlung, hinter dem stehen, was man macht, hilfsbereit und pünktlich sowie immer dem Anlass angemessen gekleidet sein, Flexibilität, was Termine aber auch was die wechselnden Inhalte angeht, vorausschauendes Organisationstalent, Kreativität und den Ehrgeiz, dass sich die Gäste auf den Veranstaltungen möglichst wohl fühlen und schöne Stunden erleben.